Sex av tio kontorsanställda upplever att mängden information de måste gå igenom på jobbet har en negativ inverkan på deras arbetsprestation. Detta visar en nyligen publicerad undersökning utförd på beställning av företaget Lexisnexis.

Undersökningen, som omfattar 1 700 kontorsanställda världen över, är en indikator på att informationstempot har blivit för högt, och att många arbetsgivare inte tillhandahåller de rätta verktygen för att hantera detta.

För många mejl i inboxen har blivit en arbetsmiljöfråga.

– Det är dags att de här frågorna tas upp på samma villkor som andra frågor som rör arbetsmiljön, anser Christina Jonsson, sakkunig på IT-området på Arbetsmiljöverket.

– De här frågorna ingår inte i de flesta arbetsmiljöutbildningar, och många arbetsgivare är inte medvetna om dem. Det saknas verktyg för att mäta problemet, och framför allt saknas åtgärder för förbättringar, säger hon.

Hon tycker att det är arbetsgivarens ansvar att skapa en miljö där man kan lyfta fram informationsfrågorna. På en arbetsplats bör man kunna prata om att mejlen skapar stress på samma sätt som man kan prata om förslitningsskador eller om hur man mår på jobbet.

– All information skapar såklart inte stress. Men tycker personalen att det är ett problem så måste man som arbetsgivare ta tag i problemet och ta fram ett sätt att hantera det, säger Christina Jonsson.

Problemen kan handla om svårigheter för anställda att sortera ut den information som är viktig och många upplever stress över att riskera missa viktig information.

En lösning, enligt Christina Jonsson, är att ha en gemensam kommunikationspolicy på arbetsplatsen. Andra, som till exempel bolåneinstitutet SBAB, förespråkar nya webblösningar för att hantera problemet.

– Det är viktiga saker att tänka på hur man kommunicerar och hanterar e-post. Behöver ett visst mejl verkligen spridas till alla på företaget? När förväntas jag svara på ett mejl från en kollega? Hur många gånger om dagen bör jag kolla mejlen? Det är alla viktiga saker att sätta en standard för, enligt Christina Jansson.

Att ett överskott på information kan skapa problem inom en organisation menar också Eva Sjöqvist, som forskar om mejlande och informationsstress på Högskolan på Gotland.

– De här frågorna är intressanta från två perspektiv, arbetsmiljö och effektivitet. Hur man än vänder och vrider på det så kommer fram till samma sak, säger hon.

Enligt Eva Sjöqvist är informationsöverflöd ett komplext problem, där tekniken spelar en viktig roll. Men hon vill också framhålla hur andra faktorer, som hur våra arbetsplatser är uppbyggda och vilken typ av arbeten vi har, som delar av problemet.

– Utmattningssymptom som ett resultat av informationsöverflöd finns beskrivna redan från senare delen av 1800-talet. Det är inget nytt. Redan då gällde det att hänga med, säger hon.

Men visst har ny kommunikationsteknik såsom smarta telefoner och möjligheten att kolla mejlen hemifrån ökat pressen på anställda.

– Vi blir mer uppkopplade och då blir det också viktigare att finna lösningar på problematiken. Som arbetsgivare handlar det om att föra en diskussion om hur man bör kommunicera, säger Eva Sjöqvist. Och uppkoppling måste följas av vila.

Är nya kommunikationsvägar på jobbet lösningen?

– För mig handlar det inte om mer kommunikation utan om vilken. Det finns många olika vägar ett företag kan gå. Att dela information är väldigt svårt. Ett diskussionsforum eller kommunikation via intranätet kan fungera för vissa, men inte alla. Olika människor har olika logik och system att organisera sina tankar, säger Eva Sjöqvist.

Det första steget är dock att föra fram frågan på agendan på de svenska arbetsplatserna, anser både Eva Sjöqvist och Christina Jonsson på Arbetsmiljöverket.

Läs om hur SBAB hanterade mejlproblemen