E-posten är både bra och dålig. Den kan sluka mycket av arbetstiden men är också effektiv och tidsbesparande när den används på rätt sätt.

–När jag började hålla kurser i arbetsmetodik för 15 år sedan var mejlen ett litet problem, ­berättar Helén Vedle, som i egna företaget Get Ready arbetar med stresshantering och karriärval.

–Idag får de flesta tjänstemän som jag träffar upp mot 30–40 mejl per dag och många chefer upp till 100 mejl om dagen. Så det är klart att många blir väldigt stressade av antalet mejl och att man ligger efter.

Förutom mängden mejl är det många som upplever problem med att mejlen kommer till fel person, för många reklammejl och interna informationsmejl som sänds till alla och inte bara de berörda, enligt Helén Vedle. Många har heller inte någon struktur för hur man förvarar inkomna eller sända mejl utan har allt i in- respektive skickat-mappen. Vilket gör att det är svårt att hitta.

En del läser mejl när man skulle behöva vara ledig som på kvällar och helger. Stressande för en del, lugnande för andra som då känner att de har kontroll över läget.

–Men vi ska inte glömma att mejlen är ett fantastiskt redskap för kommunikation också. Den är verkligen inte bara ett problem, understryker Helén Vedle.

Hon håller kurser i effektiv mejlhantering, individuellt eller med grupper, och kunderna är alla typer av företag från revisionsbyråer till reklambyråer. Hon har sett att mejlberoendet är ganska utbrett.

–Man är ny­fiken, man vill svara direkt när det kommer ett mejl och får då ingen sammanhållen arbets­tid utan hoppar från uppgift till uppgift. Det vore bra om alla företag och organisationer hade en policy för hur snabbt ett mejl ska besvaras. Ju mer vi lär oss om planering och prioritering desto lättare är det att planera även för de mejlberoende.

Petter Halling var tidigare kommunikatör på Volvo Personvagnar i Göteborg och har arbetat med att utbilda Volvofolket i e-postetikett. Det var vid ­arbete med intranätet han upptäckte att personalen hade problem med e-posten, inte intranätet.

–E-posten är vårt viktigaste verktyg och används hela dagarna, men många upplevde stress, frustration och vrede i samband med e-posten, berättar han. De blev ständigt störda i arbetet av e-posten. Mejlen från kunder och externa kontakter är inget problem och är viktig, men i 85 procent av fallen kom mejlen från andra Volvo­anställda.

Under hela våren har tjänstemännen på Volvo Personvagnar över hela världen, också i sälj­bolagen, totalt cirka 8000 personer, fått gå på kurs för att lära sig e-postetikett. Det var tjänstemännen som hade e-post­problem, inte folket på fabriksgolvet.

–Det har kostat Volvo PV 37 miljoner kronor, men det är inklusive kostnaden för den tid som gått åt till projektet, 70000 timmar, berättar Petter Halling, som numera är konsult inom arbetsmiljö kring datoranvändning.

De anställda har blivit effektivare, de fokuserar bättre och gör sitt jobb bättre, och de har blivit mindre stressade.

Det som irriterade mest var betydelselösa mejl, luddiga mejl som man inte visste om de skulle åtgärdas eller inte, mejl som krävde svar inom kort. De anställda styrdes av mejlen mer än av arbetsbeskrivningen och funktionen. Det tog över det egentliga arbetet.

–Alla fick utbildning i effektivare e-post med en timmes webb­utbildning och fyra timmars lärarledd utbildning, sammanfattar Petter Halling. Dessutom utbildades 300 e-postcoacher. Volvo PV ­ville ha en gemensam e-postkultur inom företaget oavsett var i världen man befinner sig.

Nu är utbildningsprojektet avslutat och e-postcoacherna tar vid och stöttar kollegorna i effektivare e-postanvändning fram­över. Petter Halling har som konsult fått kontakt med många andra ­företag som har problem med ­ e-posten och behöver hjälp att strama upp mejlandet.

–Olika företag har olika problem som åtgärdas på olika sätt, mycket av e-postetiketten och reglerna beror på verksamheten, förtydligar han.